Umlage Betriebskosten - welche laufenden Kosten einer Immobilie dürfen auf die Mieter umgelegt werden?

Mehr als ein Drittel aller vor Gericht ausgetragenen Streitigkeiten zwischen Mieter und Vermieter betreffen die Betriebskostenabrechnung. Nicht alle laufenden Kosten sind Betriebskosten. Die Einzelheiten sind in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) festgelegt. Die Umlegung der Betriebskosten selbst ist nicht gesetzlich geregelt. Sie muss im Mietvertrag vereinbart werden. Fehlt die entsprechende Klausel, so gibt es keinen Anspruch des Vermieters auf eine "Umlage Betriebskosten".
Sowohl die pauschale als auch die Abrechnung nach tatsächlichen Kosten kann durch den Mietvertrag bestimmt sein. Die Abrechnungsperiode darf allerdings 12 Monate nicht überschreiten und die Vorauszahlungen müssen angemessen kalkuliert sein. Auch der Verteiler- oder Umlageschlüssel muss durch im Mietvertrag bestimmt werden. Genutzt werden vier Grundformen, die miteinander verbunden werden können:

Nach Wohn- oder Mietfläche
Nach Anzahl der Personen
Nach Verbrauch
Nach Wohn- oder Mieteinheit.

Welche Betriebskosten können grundsätzlich nicht umgelegt werden?

Die Betriebskostenverordnung regelt dies in § 1 Abs. 2:

1. Die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten),
die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten).

Des Weiteren zählen Abschreibungen und Rücklagen nicht zu Betriebskosten.

Welche Betriebskosten gehören nicht in die Umlage?

Die Betriebskostenverordnung enthält in § 2 einen Katalog, der durch vertragliche zusätzliche Kosten ergänzt werden kann.

Grundsteuer:
Überwiegend wird diese anteilig auf die einzelnen Mietobjekte umgelegt. Dabei kann der Leerstand auf Antrag berücksichtigt werden. Denkmalgeschützte Immobilien sind von der Grundsteuer befreit.
Abwassergebühr:
Für die Schmutzwassergebühr dient die Frischwasserlieferung als Bemessungsgrundlage. Die Kosten für Niederschlagswasser werden auf der Grundlage des Anteils der versiegelten Bodenfläche am Grundstück erhoben. Andere Formen der Berechnung wie auch die gemeinsame Abrechnung sind möglich und stets umlagefähig.
„Warme“ Betriebskosten:
Diesem Thema ist ein eigenes, teilweise schwer verständliches Gesetz gewidmet. Ausgangspunkt ist der Grundsatz, dass eine verbrauchsabhängige Abrechnung immer dann erfolgen muss, wenn eine Mehrzahl von Mietobjekten durch eine gemeinsame Heizungsanlage versorgt wird. Der verbrauchsabhängige Anteil der Heizungskosten darf aber 70 % nicht übersteigen.
Aufzug:
In Rechnung zu stellen sind die Aufwendungen für Betriebsstrom, Pflege, Beaufsichtigung und Prüfung der Betriebssicherheit und Betriebsbereitschaft.
Straßenreinigung und Müllabfuhr:
Die Gebühren für die Straßenreinigung können stets in Ansatz gebracht werden. Bei der Müllabfuhr gibt es häufig Einzelfallregelungen. Müllbehältnisse zählen nicht zu den umlagefähigen Kosten, jedoch die des Betriebs von Müllkompressoren, Müllschluckern, Müllabsauganlagen sowie des Betriebs von Müllmengenerfassungsanlagen einschließlich der Aufwendungen für die Berechnung und Aufteilung. Die Abfuhr selbst ist stets umlagefähig.
Gebäudereinigung und Ungezieferbeseitigung:
Die Gebäudereinigung ist stets umlagefähig. Die Ungezieferbeseitigung ist es nur dann, wenn der Befall durch Ungeziefer nicht einem Mieter zuzurechnen ist und wenn es sich nicht um regelmäßige vorbeugende Aktionen handelt.
Gartenpflege:
Die Gartenpflege ist einschließlich der jährlichen Neubepflanzung von Beeten umlagefähig.
Beleuchtungskosten:
Die Stromkosten für gemeinschaftlich genutzte Räume sind umlegbar, nicht jedoch der Austausch von Leuchtkörpern.
Sach- und Haftpflichtversicherungen:
Typische Betriebskosten sind die Prämien für die Gebäude- und Glasversicherung. Auch die Haftpflichtversicherung für Haus- und Grundbesitzer und die für Aufzug und Öltank können angerechnet werden. Die Versicherung einer Fotovoltaikanlage, die die Mieter mit Strom versorgt, ist ebenfalls umlagefähig.
Hausmeister:
Da sich die Tätigkeit eines Hausmeisters meist überwiegend auf die Verwaltung und Instandhaltung erstreckt (beides nicht umlagefähig), muss der Anteil der umlagefähigen Aufwendungen im Einzelfall festgestellt werden. Es ist möglich, Hausmeister mit zwei Arbeitsverträgen auszustatten, von denen einer sich nur auf umlagefähige Aufgaben bezieht. Die Kosten dafür können dann umgelegt werden. Die Aufwendungen für einen Pförtner oder Concierge, dessen Tätigkeitsbereich sich auf Dienstleistungen für Mieter beschränkt und keine Instandhaltungs- oder Verwaltungsaufgaben umfasst, können den Mietern als sonstige Betriebskosten in Rechnung gestellt werden.
Kabelanschluss, Gemeinschaftsantenne und Fernsehen:
Der vom Vermieter pauschal zu tragende Gebührenanteil ist umlagefähig.
Waschraum:
Die Aufwendungen für eine gemeinschaftlich genutzte Waschanlage sind umlagefähig.
Schornsteinfeger:
Die Abrechnung für die gesetzlich vorgeschriebene Immissionsmessung und die Reinigung des Schornsteins erfolgt meist mit den Heizkosten. Fallen Kosten durch Dritte an, sind diese umlagefähige Betriebskosten.
Sonstige Betriebskosten:
Diese müssen in der Abrechnung einzeln verständlich benannt werden. Die Abgrenzung zu Instandhaltungsarbeiten ist oft schwierig. Kennzeichen umlagefähiger Positionen ist, dass sie regelmäßig anfallen. Typische sonstige Betriebskosten sind:
- Die regelmäßige Reinigung von Dachrinnen bei umgebenden hohen Baumbestand,
- Reinigungskosten für Fußmatten, Glasdächer, Lichtschächte, Müllbehälter und Rollladen,
- Betriebskosten für eine Abwasserreinigungsanlagen,
- Betriebskosten für Schwimmbäder und Saunen, die Mietern zu Verfügung stehen.

Wer trägt die anteiligen Umlage-Betriebskosten für leer stehende Wohnungen?

Der im Mietvertrag festgelegte Verteilerschlüssel ist bindend und kann nur in Ausnahmefällen geändert werden. Der Hauseigentümer trägt das Vermieterrisiko und muss für die Betriebskosten leer stehender Wohnungen aufkommen. Die – verständliche – Argumentation vieler Hausbesitzer, nicht vermietete Wohnungen produzieren kein Schmutzwasser, keinen Müll und verschmutzen die Treppe nicht, verändert nicht die mietvertraglich gegebene Situation